Comisia Europeană stabilește formate comune pentru declararea persoanelor care dețin sau controlează companiile, aplicabile din 10 iulie 2027

Companiile și celelalte entități care au obligația să își declare beneficiarii reali vor folosi, din 10 iulie 2027, formate comune pentru identificarea persoanelor care le dețin sau controlează în ultimă instanță. Regulamentul adoptat de Comisia Europeană stabilește și informațiile minime fără de care registrele naționale nu pot accepta o declarație. Pentru firmele cu mai multe niveluri de proprietate, raportarea va trebui să arate legăturile dintre entități și persoanele aflate în spatele lor.

Actul a fost adoptat pe 16 octombrie 2026 și publicat în Jurnalul Oficial al UE pe 22 octombrie. Intră în vigoare pe 11 noiembrie, însă aplicarea formatelor începe pe 10 iulie 2027, odată cu o parte centrală a noului cadru european împotriva spălării banilor. Pentru entitățile vizate, schimbarea privește felul în care transmit informațiile, în cadrul unui sistem de declarare a beneficiarilor reali care există deja.

Beneficiarul real este persoana fizică ce deține sau controlează în ultimă instanță o companie ori o altă structură juridică. Aceasta poate fi diferită de societatea înscrisă ca acționar direct. Regulile urmăresc legăturile de proprietate și celelalte mijloace de control până la persoanele fizice relevante. Obligațiile se aplică în limitele cadrului legal, care prevede și exceptări pentru organisme de drept public și anumite societăți listate ce îndeplinesc condițiile stabilite.

Declarațiile vor folosi câmpuri comune pentru nume, locul și data nașterii, adresă, cetățenie și datele documentelor de identitate. Vor arăta și natura controlului sau a participației, precum și momentul de la care aceasta este deținută. Procentele vor putea fi exprimate cu două zecimale, iar țările vor fi indicate prin coduri standardizate. Sunt convenții care ajută sistemele informatice să prelucreze și să compare informațiile primite.

Pentru o firmă deținută prin alte societăți, identificarea acționarului imediat nu descrie întregul lanț. Raportarea trebuie să arate entitățile implicate, relațiile dintre ele și legătura cu beneficiarii reali. Anexa regulamentului prevede o reprezentare a structurii de proprietate sau control, transmisă printr-un fișier ori prin date structurate. Unde este cazul, se poate prezenta dovada că proprietatea este dispersată și că nimeni nu deține controlul prin participații sau prin alte mijloace.

Registrele vor avea o listă minimă de verificare pentru acceptarea informațiilor. Aceasta include identificarea beneficiarului, natura și amploarea interesului său, datele de bază despre entitate și, pentru structurile cu mai multe niveluri, descrierea proprietății și controlului. Pentru societăți este cerut și identificatorul european EUID, atunci când este disponibil. O declarație trebuie să conțină elementele obligatorii și să respecte formatele relevante pentru a putea fi acceptată. Verificarea exactității datelor rămâne o responsabilitate distinctă.

Regulamentul urmărește și evitarea colectării repetate a acelorași informații. Dacă datele sunt deja disponibile într-un alt registru și pot fi afișate utilizatorului final cu respectarea cerințelor legale, registrul beneficiarilor reali trebuie să le reutilizeze sau să le solicite în formatul deja disponibil. Condiția este ca informațiile să poată fi furnizate în deplină conformitate cu regulile aplicabile, inclusiv cele privind protecția datelor.

Pentru înregistrările anterioare, actul nu impune o redepunere generală numai pentru schimbarea formatului. În considerente, Comisia arată că ar fi rezonabil ca statele membre să ceară ca actualizările informațiilor existente să respecte noile cerințe. Această adaptare a formatului trebuie deosebită de obligația de a comunica schimbările efective ale datelor privind beneficiarii reali.

O situație aparte apare atunci când, după epuizarea mijloacelor legale de identificare, nu poate fi stabilit un beneficiar real sau există o incertitudine semnificativă și justificată. Entitatea trebuie să păstreze evidența verificărilor și să explice rezultatul. În cazurile prevăzute de lege, comunică separat datele persoanelor din conducerea executivă. Raportarea acestora nu le transformă automat în beneficiari reali și nu înlocuiește cercetarea structurii de proprietate și control.

Obligațiile de actualizare provin din regulamentul european de bază, adoptat în 2024, care se aplică acestor raportări din 10 iulie 2027. Acesta cere comunicarea modificărilor fără întârzieri nejustificate și în cel mult 28 de zile calendaristice, precum și verificarea informațiilor deținute cel puțin anual. Verificarea anuală poate avea loc separat sau în cadrul altor procese periodice. Ea nu trebuie confundată cu o obligație generală de redepunere anuală a aceleiași declarații.

În România, firmele supuse declarării folosesc deja Registrul beneficiarilor reali administrat de Oficiul Național al Registrului Comerțului. Noile formate europene vor trebui integrate în funcționarea registrelor naționale. Accesul la informații rămâne reglementat separat, în funcție de categoria solicitantului și de condițiile legale, inclusiv demonstrarea unui interes legitim. Standardizarea urmărește să facă datele mai ușor de verificat între sisteme, păstrând protecțiile privind consultarea lor.